一国公民前往他国旅行、留学和进行商务访问等，除非两国之间有免签约定，否则都需办理签证手续。同样，一国的贸易单据等涉外文件在境外使用同样需要“签证”，除以双边协议、多边协议的方式相互免除认证或一国单方放弃认证要求外，根据国际惯例，涉外文件在境外使用需办理领事认证，俗称“加签”。

　　领事认证是指一国外交、领事机构及其授权机构在公证文书或其他证明文书上，确认公证机构、相应机关或认证机构的最后一个签字或印章属实的活动。因其特殊作用，领事认证被形象地称之为涉外文书的“签证”。比如，中国企业有一批货物出口埃及，原产地证书、商业发票等贸易单据经贸促会签发、认证后，提交中国外交部领事司或其授权外事办公室认证，方可送埃及驻华使领馆进行加签，若直接将贸促会签发的原产地证书提供给埃及进口商，埃及海关、外汇结算机构会拒绝接受，进而产生货物滞留港口，无法清关、结汇等问题。

　　我国虽已加入1965年《海牙域外送达公约》和1970年《海牙域外取证公约》，签订了一些含有认证条款的双边司法互助协议，但是我国涉外文书在德国、印度、阿根廷等100多个国家使用时，领事认证仍是必经程序。近年来，一些拉美国家甚至将领事认证制度引入了反倾销调查。

　　通过领事认证可以避免因进口国相关机构质疑文书上签字或印章真实性而影响文书的正常使用，在促进跨境经济活动方面发挥着积极作用，被各国广泛接受和使用。但另一方面，因使馆认证要求经常变化，有的使馆认证时间偏长，认证费用较高等问题，给出口企业增加了人力、时间和费用成本，甚至有时因企业不及时掌握使馆新的认证要求或经办人员疏忽未及时办理，产生每天数万美元的货物滞港费用。因此，正确、及时为涉外文件办理“签证”十分重要，只有贸促会与企业通力合作才能将文件“签证”办得又好又快。

　　作为企业应引起重视，专人负责，认证无小事；第二要有时间概念，一般使馆认证的时间由两周到两个月不等，企业需提前咨询、早做准备；第三要配合贸促会处理紧急情况，例如，催办时，企业需提交催办函以及支撑材料，撤单、换单时，需提交书面申请，讲明原因。

　　作为商业类文件领事认证代理机构，贸促会应充分发挥代言工商、服务企业的作用。其一，搜集、整理各国领事认证新要求，及时告知企业，正确指导企业；其二，提供优质的代办领事服务，帮助企业多、快、好、省地做好领事认证工作，协调处理各种突然情况，尽力避免、降低企业损失；其三，针对各国不合理的领事认证要求，了解、汇总企业意见，加强与使馆的协调，积极开展游说工作。